Kantor maya
(virtual office)
Kantor maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
| Pengertian Kantor Maya (kantaya) Kantaya adalah system informasi perkantoran berbasis web yang dapat dimanfaatkan sebagai pendukung dalam pemenuhan kebutuhan informasi dan komunikasi. Sistem ini dapat diakses kapan saja dan dimanapun anda berada, yang tentunya harus melalui jaringan internet. Dalam pengertian umum, kantaya seperti gudang untuk menyimpan data, sebagai agenda, buku alamat, serta fasilitas lain seperti informasi proyek atau dapat juga digunakan sebagai sarana pertukaran informasi, ajang diskusi, e-mail, administrasi |
Keuntungan Kantor Maya
J Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
J Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
J Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
J Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan
karena jam kerja telah selesai.
J Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Kerugian Kantor Maya:
J Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.
J Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
J Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
J Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah:
1 Menyediakan sumber daya komputer
2 Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
3 Menyediakan perlengkapan non komputer
4 Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
5 Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
6 Membuat jadwal pertemuan reguler
7 Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor
Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah Microsoft Office, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office. Yang sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet. Program-program itu misalnya Internet Explorer, FireFox, Opera dan Netscape Navigator.
Sumber:
http://www.kadin-indonesia.or.id/id/berita_isi.php?news_id=446
Tidak ada komentar:
Posting Komentar